Основная задача любой DLP-системы — это обеспечение информационной безопасности организации. Но современные системы давно представляют гораздо более развитый функционал, сфера применения которого не ограничена исключительно вопросами защиты от утечек информации. Редакция SecureNews подготовила список неочевидных методов использования DLP-систем, которые могут помочь компаниям в организации бизнес-процессов.
DLP как инструмент анализа работы коллектива
Многие современные DLP-решения наделены функциями, предназначенными для учета рабочего времени сотрудников. Начальники отделов могут просматривать отчеты о занятости работников во время рабочего дня и на их основе оптимизировать рабочие процессы. Повышение эффективности работы не обязательно должно быть связано с тотальным контролем и системой наказаний сотрудников — на основе данных, полученных при помощи DLP, можно выяснить, как справляются со своими обязанностями те или иные работники, и оптимально распределить функции между ними. Анализ рабочих связей персонала позволит понять, с кем взаимодействует работник во время своей деятельности, и объективно оценивать вклад каждого сотрудника в работу над определенными проектами. С его помощью можно отслеживать делегирование задач и грамотно организовывать командную работу. Существует возможность выгружать из системы статистику по работе каждого пользователя и на ее основе делать выводы об уровне вовлеченности сотрудника в рабочий процесс.
Редактор Вася отлично справляется с работой над контентом для нового сайта, но тратит много времени на работу в фотошопе, потому что хочет много красивой инфографики. Начальник отдела видит это в отчетах и назначает ему в помощь дизайнера Колю, чтобы работа двигалась быстрее. Начальник наладил бизнес-процесс – теперь каждый занят своим делом и все счастливы.
DLP как инструмент правовой поддержки
DLP-системы не только предотвращают утечки, но еще и предоставляют доказательную базу в случае судебного разбирательства. Данные, полученные при использовании системы, могут применяться при разборе самых разнообразных дел, непосредственно связанных как с разглашением конфиденциальной информации, так и, например, с невыполнением работником своих рабочих обязанностей. А в случае использования режима коммерческой тайны на предприятии DLP-система является обязательной мерой по обеспечению полноценного функционирования такого режима.
Бухгалтер Леночка была уволена по статье и привлечена к ответственности за разглашение коммерческой тайны. Леночка решила оспорить это решение в суде. Суд иск отклонил, так как во время процесса были предоставлены данные, полученные при помощи DLP, из которых было видно, что Леночка отправляла документы конкурентам. Ах, Леночка…
DLP как мотивационный инструмент
Установка DLP-системы приводит к улучшению рабочего климата в коллективе. Сотрудники перестают отлынивать и начинают ощущать ответственность за проделанную работу — ведь в конце недели руководитель просмотрит отчеты. Даже если штрафных санкций не предусмотрено, контроль при помощи DLP срабатывает как стимул для повышения эффективности.
Менеджер Коля очень любит видео с морскими свинками. Может смотреть их часами, но никому об этом не рассказывает. Узнав об установке DLP-системы, он очень огорчился, ему не хочется, чтобы о его слабости узнали коллеги. После внедрения системы он сократил количество видео до двух в день и завел себе настоящую морскую свинку.
DLP как бэкап
Еще одна из неочевидных функций DLP-системы — создание архива бизнес-коммуникации. Многие сотрудники в течение рабочего дня имеют дело с огромным количеством писем, сообщений и пересылаемых файлов. Благодаря тому, что DLP-система сохраняет все пересылаемые файлы, всегда есть возможность найти в этом архиве нужный документ. Возможность вспомнить что, когда и кому было написано, может пригодиться сотрудникам, чьи должностные обязанности предполагают большое количество переписки.
Глава отдела продаж Толик каждый день ведет переговоры с важными клиентами. Иногда он даже забывает, о чем и с кем разговаривал — о договоренности полугодичной давности бывает трудновато вспомнить. Но Толик не переживает — для него, как руководителя, доступен архив, собранный DLP-системой. А если кто-то из сотрудников Толика будет заподозрен в нечестном исполнении своих обязанностей — можно будет провести расследование, причем неважно, как давно проступок был совершен.
DLP как инструмент ограничения доступа
Продвинутая DLP-система может взять на себя функции брандмауэра. В устанавливаемых правилах можно настроить запрет на посещение определенных сайтов в рабочее время. Также есть возможность блокировать нежелательные процессы, запускаемые работниками.
Посетители постоянно жалуются директору, что секретарь Валя играет в «косынку» на рабочем месте. Директор настроил блокировку запуска пасьянса, и посетители больше не раздражаются. А Валя научилась варить латте макиато.
